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增強全員檔案意識,提高平臺報告歸檔效率

增強全員檔案意識,提高平臺報告歸檔效率

作者:www.nanmeizhou.cn????發布時間:2020-12-23 08:39
        原始記錄是報告結果證實性文件,是質量控制的重要要素。原始記錄填寫:信息須填寫完整,尤其是檢測人員、檢測設備(包括設備類型和編號)、檢測的依據和方法,以及其它重要信息(影響到檢測量,如檢測混凝土強度的齡期)等。上周和肖部長一起去合作平臺歸檔原始記錄,歸檔的效率非常低,歸檔過程中總是有各種問題出現?,F就問題和措施有以下思考:


 
        一、資料收集整理與歸檔工作中的問題
        1、與平臺協作不夠密切,對平臺歸檔要求理解不充分,檔案資料收集有疏漏;
        2、原始記錄抄寫不夠規范,很多該填寫的地方都沒有填完整;
        3、敬畏心不足,檔案意識薄弱,原始記錄出現檢測依據不是最新版本,以及與內容不符的情況;
        4、整理歸檔不及時,需要歸檔的報告越積越多,加重了后期歸檔工作量。


 
        二、應對措施
        1、建立健全檔案管理制度,強化檔案管理工作。不管是對我們內部還是其他平臺的歸檔資料,各生產部門都要把它作為一項重要的內容列入日常工作計劃中,明確部門人員各自分工,明細責任,并制定本部門的檔案管理相關制度,使檔案管理工作走向制度化、規范化、美觀化,從而減少平臺對接人員后期的工作量;
        2、加強收集歸檔工作的指導。不同的平臺,對我們歸檔資料的要求也是不同的,在這里,工程管理部可以對不同平臺歸檔所需要的的材料以及填寫規范進行歸納梳理,整合成平臺歸檔寶典,下放到每個部門,每個人,大家都按要求填寫,后期歸檔應該會節約不少時間;
        3、督促及時歸檔。檔案員可以遵循“收集宜早不宜遲、種類宜多不宜少、范圍宜廣不易窄,做到盡早、靠前、廣泛收集相結合”的原則,確保項目在結束后能及時、準確、完整的歸檔所有原始記錄,杜絕歸檔資料越積越多的現象;
        4、列入項目考核指標。把原始記錄質量好壞作為考核任務完成的是否優秀的一個指標,從而引起大家對資料收集、整理、歸檔工作的重視,減少出錯率。
 

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